eVEWA als Versicherungsverwaltung

eVEWA ist die spezialisierte Vereinsverwaltungssoftware des Landesverbandes der Kleingartenvereine Schleswig-Holsteins. Sie wurde entwickelt, um die administrativen Abläufe in Kleingartenvereinen zu digitalisieren und dabei auch komplexe Aufgaben wie die Verwaltung von Versicherungsangelegenheiten effizient abzubilden.

Fokus: Effiziente Versicherungsverwaltung

In Kleingartenvereinen ist die Absicherung der Parzellen und der Mitglieder (z. B. Haftpflicht- oder Gebäudeversicherungen) oft ein zentrales Thema. eVEWA unterstützt den Vorstand hierbei durch folgende Funktionen:

• Verknüpfung von Versicherungsstatus und Parzellen: Die Software ermöglicht es, den Versicherungsstatus direkt mit den einzelnen Mitgliedern oder deren jeweiligen Gartenparzellen zu verknüpfen. So ist jederzeit ersichtlich, welche Parzellen abgesichert sind und welche eventuell eine Deckungslücke aufweisen.
• Automatisierte Beitragsverwaltung für Versicherungen: Versicherungsprämien können direkt in den Abrechnungsprozess integriert werden. So werden Versicherungsbeiträge automatisch zusammen mit den Pacht- oder Mitgliedsbeiträgen erfasst und abgerechnet, was den manuellen Aufwand minimiert.
• Direkte Schnittstelle zum Landesverband: Die Zeit der Um- und Nachmeldelisten ist Geschichte. Durch die Verwendung von eVEWA als Vereinsverwaltungssoftware werden Arbeitsprozesse abgekürzt. Datenschutzkonform wird der Verwaltungsaufwand um die Kollektivversicherung massiv vereinfacht, der Abrechnungsprozess digitalisiert.
• Zentrale Dokumentenablage: Relevante Dokumente wie Versicherungsscheine, Policen oder Bestätigungen können digital direkt beim entsprechenden Mitglied oder der Parzelle hinterlegt werden. Dies erleichtert den schnellen Zugriff im Bedarfsfall (z. B. bei Schadensmeldungen).
• Überwachung und Fehlerminimierung: Durch die digitale Erfassung lassen sich Abweichungen oder fehlende Versicherungsnachweise schnell identifizieren. Dies hilft dem Verein, die Einhaltung der Satzung oder der Versicherungsauflagen sicherzustellen und Haftungsrisiken zu verringern.
• Schnittstelle zum Rechnungswesen: Da die Versicherungsdaten Teil der Mitglieder- und Parzellenverwaltung sind, fließen alle Informationen nahtlos in die Buchhaltung ein, was Doppeleingaben vermeidet.

Weitere Vorteile für den Verein

• Entlastung der Vorstände: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben (wie der Verrechnung von Versicherungen) wird die Verwaltung erheblich beschleunigt.
• Transparenz und Übersicht: Der Vorstand hat jederzeit einen klaren Überblick über die finanziellen Verpflichtungen und den Schutzstatus der Mitglieder.
• Datensicherheit und DSGVO: Alle sensiblen Versicherungs- und Mitgliederdaten werden nach aktuellen Datenschutzstandards sicher verwaltet und geschützt.